Polityka prywatności

Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych osobowych jest Bikeworkshop Arkadiusz Brańka, ul. Motyli 1, 43-316 Bielsko-Biała, NIP 6521679960 — prowadzący serwis rowerowy BikeWorkshop oraz stronę bikeworkshop.pl.

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@bikeworkshop.pl, tel. 889 009 420, adres korespondencyjny jak wyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — w sprawach dotyczących danych pisz bezpośrednio na powyższy adres.

Ta polityka opisuje przetwarzanie danych osób odwiedzających stronę bikeworkshop.pl, kontaktujących się z nami oraz oddających rower do serwisu.

Jakie dane przetwarzamy

Gdy oddajesz rower do serwisu: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, dane roweru (marka, model, numer ramy), opis usterki i uwagi, zakres wykonanych prac i historia napraw, zdjęcia dokumentujące stan sprzętu, a przy fakturze — dane niezbędne do jej wystawienia.

Gdy się z nami kontaktujesz: dane podane w wiadomości lub rozmowie, czyli zwykle imię, adres e-mail albo numer telefonu i treść sprawy.

Gdy odwiedzasz stronę: dane techniczne zapisywane w logach serwera — adres IP, data i godzina zapytania, typ przeglądarki i systemu, adres strony, z której nastąpiło przejście.

Nie przetwarzamy danych szczególnych kategorii (na przykład dotyczących zdrowia) i nie prosimy o nie. Nie podejmujemy decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Cię w sposób wywołujący skutki prawne.

Po co i na jakiej podstawie

Każdy cel ma własną podstawę prawną z art. 6 RODO i własny okres przechowywania:

• Wykonanie naprawy i obsługa zlecenia — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Dane przetwarzamy do zakończenia naprawy, wydania roweru i rozliczenia.
• Powiadomienia o przebiegu naprawy (SMS lub e-mail: przyjęcie roweru, pytanie o zgodę na dodatkowe prace, zmiana terminu, gotowość do odbioru, wezwanie do odbioru) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. To nie jest marketing — wysyłamy je niezależnie od zgód marketingowych i nie umieszczamy w nich ofert, promocji ani próśb o opinię. Wycofanie zgody marketingowej nie zatrzymuje powiadomień o Twojej naprawie.
• Historia serwisowa roweru — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz uzasadniony interes: przy kolejnej wizycie wiedzieć, co i kiedy było w rowerze robione i z jakim skutkiem. Okres: 5 lat od ostatniej naprawy, potem kartotekę anonimizujemy. Możesz wnieść sprzeciw wobec prowadzenia historii.
• Wsparcie sztucznej inteligencji przy opisywaniu zleceń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz uzasadniony interes: skrócenie czasu obsługi i czytelna dokumentacja napraw. Do modelu trafia opis techniczny usterki i dane roweru.
• Wystawianie i przechowywanie faktur oraz rozliczenia podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), w związku z przepisami podatkowymi i o rachunkowości. Okres: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Obsługa reklamacji i gwarancji — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO. Okres: 3 lata od odbioru roweru (3 miesiące gwarancji oraz uprawnienia ustawowe, z zapasem na rozpatrzenie zgłoszenia).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz uzasadniony interes: możliwość wykazania, jakie prace wykonaliśmy i na jakich warunkach. Okres: 3 lata od zakończenia naprawy, a przy zgłoszonym roszczeniu — do prawomocnego zakończenia sprawy.
• Odpowiedź na kontakt — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz uzasadniony interes: udzielenie odpowiedzi i odtworzenie przebiegu korespondencji, gdyby sprawa wróciła. Okres: do zakończenia sprawy, a potem do 12 miesięcy.
• Bezpieczeństwo i poprawne działanie strony (logi serwera) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz uzasadniony interes: wykrywanie awarii, nadużyć i prób włamania. Okres: do 12 miesięcy.
• Informacje marketingowe (SMS, e-mail) — wyłącznie na podstawie Twojej odrębnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisów o komunikacji elektronicznej. Okres: do wycofania zgody.

Zgody marketingowe

Wiadomości marketingowe wysyłamy tylko wtedy, gdy wyrazisz na to odrębną, dobrowolną zgodę — osobno na SMS i osobno na e-mail. Zgoda nie jest warunkiem przyjęcia roweru do serwisu ani wykonania naprawy, a jej brak nie wpływa na cenę, termin ani zakres usługi.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie: mówiąc o tym przy odbiorze roweru, pisząc na kontakt@bikeworkshop.pl lub korzystając z odnośnika w otrzymanej wiadomości. Wycofanie działa na przyszłość i nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek sprzed wycofania.

Aplikacja warsztatowa CrankDesk — gdzie trafiają dane ze zlecenia

Zlecenia serwisowe prowadzimy w aplikacji warsztatowej CrankDesk. Trafiają do niej dane potrzebne do wykonania i rozliczenia naprawy: imię i nazwisko, telefon, e-mail, dane roweru, opis usterki, historia napraw, dokumenty i zdjęcia zlecenia oraz dane do faktury.

Operatorem CrankDeska jest ten sam przedsiębiorca, który prowadzi serwis — Bikeworkshop Arkadiusz Brańka, NIP 6521679960. Korzystanie z aplikacji nie jest więc powierzeniem danych innemu podmiotowi: pozostajemy administratorem Twoich danych i sami odpowiadamy za ich bezpieczeństwo. Nie zmienia to faktu, że przy obsłudze aplikacji korzystamy z podmiotów przetwarzających wymienionych niżej, z którymi mamy zawarte umowy powierzenia.

Dane w aplikacji przechowywane są na serwerach dostawcy hostingu LH.pl na terenie Polski. Szczegółowy opis działania aplikacji zawiera polityka prywatności CrankDesk.

Komu przekazujemy dane

Dane mogą trafiać wyłącznie do podmiotów, które pomagają nam prowadzić serwis, i tylko w zakresie do tego niezbędnym:

• LH.pl — hosting strony, aplikacji warsztatowej i poczty (serwery w Polsce),
• HostedSMS — wysyłka powiadomień SMS o statusie naprawy, jeśli podasz numer telefonu,
• Google Ireland Ltd. (Vertex AI / Gemini) — funkcje wspomagające opisywanie zleceń w aplikacji,
• PayPro S.A. (Przelewy24) — obsługa płatności online; operator płatności jest w tym zakresie odrębnym administratorem danych,
• biuro rachunkowe oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF) — w zakresie dokumentów księgowych,
• OpenStreetMap (Nominatim) — zamiana adresu na współrzędne przy planowaniu tras dojazdu,
• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, gdy zwrócą się z żądaniem mającym oparcie w ustawie.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych podmiotom trzecim.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane pozostają na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego — hosting, poczta i aplikacja warsztatowa działają na serwerach w Polsce.

Jeżeli korzystanie z usług Google (Vertex AI) wiąże się z przekazaniem danych poza EOG, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO: decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie wysłane na kontakt@bikeworkshop.pl.

Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16),
• usunięcia danych (art. 17),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania (art. 7 ust. 3).

Prawa te realizujemy na wniosek wysłany na kontakt@bikeworkshop.pl — odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeżeli żądanie jest skomplikowane albo wpłynie ich wiele, możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, informując Cię o tym wraz z przyczyną w ciągu pierwszego miesiąca. Jeżeli nie możemy potwierdzić Twojej tożsamości, poprosimy o dodatkowe informacje pozwalające Cię zidentyfikować — chroni to Twoje dane przed wydaniem obcej osobie.

Część tych praw ma ustawowe granice. Nie usuniemy danych, których przechowywania wymagają przepisy podatkowe i o rachunkowości (faktury — 5 lat), ani danych niezbędnych do obrony przed roszczeniami, dopóki roszczenia nie wygasną. W takiej sytuacji ograniczamy przetwarzanie do minimum, wyjaśniamy powód odmowy i wskazujemy datę usunięcia danych.

Prawo sprzeciwu. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie — dotyczy to historii serwisowej roweru, korespondencji, logów serwera i obrony przed roszczeniami. Po otrzymaniu sprzeciwu przestaniemy przetwarzać dane w tym celu, chyba że wykażemy ważne podstawy nadrzędne wobec Twoich praw, na przykład toczący się spór. Sprzeciwu nie musisz uzasadniać.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Prawa te przysługują niezależnie od obywatelstwa — decyduje to, że przetwarzamy dane w związku z działalnością prowadzoną w Unii Europejskiej.

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie imienia, nazwiska oraz co najmniej jednego kanału kontaktu — numeru telefonu albo adresu e-mail — jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy naprawy: bez tego nie przyjmiemy roweru i nie powiadomimy Cię o jego gotowości. Wybór kanału należy do Ciebie. Podanie danych do faktury jest wymagane przepisami podatkowymi, jeśli chcesz ją otrzymać.

W pełni dobrowolne i niewpływające na wykonanie usługi jest natomiast podanie drugiego kanału kontaktu oraz wyrażenie zgód marketingowych.

Pliki cookie i statystyki

Strona nie zapisuje na Twoim urządzeniu plików cookie służących do śledzenia, analityki ani profilowania reklamowego i nie korzysta z narzędzi analitycznych. Kroje pisma i pozostałe zasoby serwujemy z własnego serwera w Polsce — przeglądarka nie łączy się w tym celu z serwerami innych firm. Serwer zapisuje wyłącznie standardowe logi dostępowe opisane wyżej.

Mapa dojazdu na podstronie Kontakt nie ładuje się automatycznie — uruchamiasz ją własnym kliknięciem. Dopiero wtedy Twoje dane, w tym adres IP, trafiają do Google Ireland Ltd. na zasadach opisanych w polityce prywatności tego serwisu. Obok podajemy odnośnik do OpenStreetMap dla osób, które wolą tego uniknąć.

Na stronie głównej wyświetlamy licznik wykonanych serwisów pobierany z crankdesk.io — aplikacji prowadzonej przez tego samego przedsiębiorcę. Skrypt ten nie zapisuje plików cookie ani nie śledzi odwiedzających.

Jeżeli w przyszłości wprowadzimy analitykę lub narzędzia marketingowe, uruchomimy je dopiero po uzyskaniu Twojej zgody, wyrażonej przed zapisaniem informacji na urządzeniu.

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku: szyfrowaną transmisję (HTTPS), kontrolę dostępu do aplikacji warsztatowej, kopie zapasowe oraz zasadę ograniczonego dostępu — do danych sięgają wyłącznie osoby, którym jest to potrzebne do pracy.

Żadna metoda transmisji przez internet nie jest w pełni odporna na ryzyko. Każde naruszenie ochrony danych odnotowujemy w wewnętrznym rejestrze. Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko dla Twoich praw, zgłaszamy je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia, a przy wysokim ryzyku zawiadamiamy również Ciebie (art. 33 i 34 RODO).

Ujawnienia wymagane przepisami

Dane ujawniamy organom publicznym, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa — na przykład na żądanie sądu, prokuratury lub organu podatkowego mające podstawę ustawową. Przekazujemy je również wtedy, gdy jest to niezbędne do zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa (na przykład gdy rower nosi ślady przerobienia numeru ramy) albo do dochodzenia i obrony naszych roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Każde żądanie organu weryfikujemy pod kątem podstawy prawnej i zakresu.

Odnośniki do innych stron

Na stronie znajdują się odnośniki do serwisów, których nie prowadzimy — do map Google i naszych profili w mediach społecznościowych. Po przejściu na taką stronę obowiązuje polityka prywatności jej właściciela.

Odnośnik do aplikacji CrankDesk nie jest odnośnikiem zewnętrznym — aplikację prowadzi ten sam przedsiębiorca i odpowiadamy za nią tak samo jak za tę stronę.

Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, gdy zmieni się sposób przetwarzania danych, zakres usług albo przepisy. Nową wersję publikujemy na tej stronie wraz z datą wejścia w życie; przy zmianach istotnych informujemy dodatkowo w widoczny sposób.